Automatiser sa prospection avec le Sales Hub Hubspot

En moyenne, un commercial passe entre 30 et 40 % de son temps sur des relances manuelles qui pourraient être réalisées de manière autonome. Si votre équipe fait son suivi de devis via Gmail à la main, avec des messages qui sont copiés-collés, vous devez avoir une très bonne idée de ce dont je parle.

Ce temps qu'elle dédie à cette activité n'est pas du temps de vente à proprement parler. Il relève plutôt de tâches administratives.

L'objectif de ce guide est de vous présenter comment vous pouvez automatiser votre prospection avec HubSpot pour libérer du temps à vos commerciaux de leur tâche répétitive et leur permettre de concentrer leur énergie sur des sujets qui comptent.

Je vous accompagnerai pour la configuration par étape de vos séquences, des automatisations ainsi que des déclencheurs à avoir en tête afin de prospecter à très grande échelle sans perdre en qualité.

Ce guide ne vous permettra pas de tout automatiser. En revanche il vous permettra de supprimer ce qui peut l'être afin de garder l'humain quand il est indispensable.

Cette logique, qui s'appuie sur notre volonté de comprendre les processus avant de toucher aux outils, est le point de départ de nos équipes lorsque nous accompagnons nos clients PME.

Automatiser son acquisition client avec Hubspot

1. Quels sont les outils du Sales Hub pour la prospection ?

a.  Les trois catégories d'automatisation dans Hubspot pour sa prospection

Ces trois outils sont souvent source de confusion, c'est pour cette raison que nous les définissons juste en dessous. 

Les séquences sont une série d'activités envoyées automatiquement au nom du commercial. Elles peuvent également se présenter sous la forme de tâches à réaliser. C’est le cas par exemple lorsqu'il doit appeler un prospect après que deux mails ont été envoyés automatiquement.

Les workflows permettent d'automatiser des actions à l'échelle du CRM sans aucune intervention humaine. Ils peuvent modifier une propriété, créer des tâches ou encore inscrire des contacts dans une liste.

L'agent de prospection IA est la combinaison des deux. Il permet d'identifier les comptes pertinents, recherche le contexte des prospects, rédige un premier message personnalisé sur la base de l'image de la marque qui doit être validée par le commercial avant son envoi.

Ces trois leviers sont complémentaires, ils sont d’autant plus forts qu’ils sont utilisés ensemble. Une organisation commerciale qui confond workflows et séquences finit souvent avec des relances en doublon et des prospects agacés de recevoir deux messages contradictoires le même jour. Comprendre la distinction entre chaque levier est indispensable avant une quelconque configuration.

b.  Comment choisir le bon mix d'outils pour mon entreprise?

L'outil adapté dépend avant tout de votre situation. Pour de la prospection à froid, de l'outbound, les séquences de mail sont l'option la plus adaptée. Elles permettent de réaliser une première partie du ciblage à la main et d'adapter le message avant l'envoi de la séquence.

Pour entretenir la relation avec des prospects intrants, du nurturing de leads inbound, les workflows sont un excellent relais automatisé. Ils permettent de renforcer une intention du prospect dès qu'un formulaire est soumis ou qu'une page importante est visitée.

Si vous avez des gros volumes de prospection, sans pour autant avoir de ressources pour recruter un Business Developer (SDR), l'agent IA est un bon moyen d'industrialiser votre prospection.

Deux exemples concrets :

Une entreprise de logiciel qui doit réaliser de la prospection sur un secteur très spécifique, avec des ressources capables de prospecter par plusieurs canaux à tout intérêt à utiliser les séquences. Elle peut bénéficier ainsi d'actions multicanales cumulant mails, appels et messages sur Linkedin.

Une entreprise qui doit gérer un afflux important de demandes de devis, des sites e-commerce spécialisés ou des distributeurs médicaux, ont tout intérêt à créer des workflows à la suite de soumissions de formulaires de demandes de devis. Ils peuvent ainsi créer une tâche au commercial d'appeler le prospect avant l'envoi du devis et un ensemble de tâches après que cela ait été réalisé.

2. Comment automatiser concrètement ma prospection ?

Cette partie est dédiée à expliquer concrètement, en entrant dans l'outil, comment vous pouvez gérer de manière automatisée vos prospects. 

a.  Utiliser les séquences pour une approche multicanale

Le contenu de la séquence

L'une des séquences les plus éprouvées et simples à mettre en place suit un schéma direct. Elle est composée de 4 mails. Un premier mail, suivi d'un second entre J+3 et J+5, une deuxième relance entre J+7 et J+10 puis une dernière entre J+14 et J+21.

Une approche de 3 à 5 points de contacts est généralement suffisante pour conduire une pression commerciale suffisante sans pour autant épuiser son prospect. Il faut garder à l'esprit que le taux de réponse sur de la prospection B2B à froid, donc vers un public qui ne vous connait pas, en France se situe entre 1 et 5%. Il est important que chaque message soit soigné et autant personnalisé que possible. 

Ce qui distingue une séquence moyenne d'une excellente séquence, se situe dans la valeur apportée par chaque message ainsi que par le degré de contexte utilisé dans les messages. 

On peut ainsi imaginer que la première relance présente un cas concret d'un client du même secteur, la seconde, un gain apporté par votre solution puis le dernier mail qui propose de "Clore le sujet" pour l'instant.

Changer d'objet, avec parcimonie, permet aussi de voir le taux d'ouverture augmenter. 

Notre rôle en tant qu'agence de croissance spécialisée sur Hubspot, notre rôle est de vos accompagner sur la mise en place de séquences commerciales performantes. 

Les prérequis

Quelques bonnes pratiques à garder en tête

Les heures d'envoi sont importantes dans le taux d'ouverture. Il est peu probable que vos prospects soient heureux de recevoir un mail de votre part en plein milieu de la nuit.

Les critères de sorties de la séquence sont importants. Si un contact répond, se désinscrit ou prend un rendez-vous, la séquence s'arrête. Une séquence ne peut pas non plus être cumulée avec l'Agent de prospection IA.

Enfin, pour les prospects situés en France ou en Italie, les séquences ne peuvent être envoyées qu'à des prospects légitimes en B2B et à des personnes ayant consenti à recevoir des communications commerciales individuelles en B2B. Le respect du RGPD est impératif et une infraction peut avoir de lourdes conséquences. 

Mettre en place des automatisations avec les workflows

A chaque entrée son automatisation

Une automatisation n'est efficace que si elle repose sur le bon déclencheur. Il est préférable de se baser sur un intérêt d'achat fort plutôt que d'autres critères. Par exemple, un contact qui regarde vos devis ou votre page Prix et Tarifs à plusieurs reprises envoie un signal d'intérêt bien plus fort qu'un contact qui consulte quelques fois votre newsletter. 

Avec les workflows, vous pouvez, à chaque soumission d'un formulaire de Demande de devis déclencher un scénario qui créé une tâche au commercial. Si votre déclencheur est trop large, il risque d'inscrire des contacts peu qualifiés et peut diluer des prospects pertinents dans une masse de contacts moins qualifiés. 

Je vous recommande de commencer par des critères très fins avant de venir les élargir quand l'automatisation est efficiente. 

Définir des actions, délais et conditions de sorties précises pour un workflow efficace

Une automatisation qui a été bien construite repose sur une logique claire. Il dispose d'un motif de déclenchement qualifié, est réalisé sous un délai pertinent et pousse des informations utiles au prospect ou au commercial. Il dispose aussi d'un critère de sortie concret.

Grâce à la diversité des actions réalisées par ces automatisations, vous pouvez en faire un véritable moteur de votre activité commerciale. Pour qu'ils soient efficaces, il est important de les faire reposer sur des règles claires adaptées à votre organisation. Quand est-ce qu'un contact entre dans l'automatisation ? Quand est-ce qu'il en sort ? Comment nous souhaitons l'engager ?

Passer à l'échelle dans sa prospection avec les Agents IA d'Hubspot

Dès lors qu'un prospect entre dans son champs de vision, l'agent de prospection IA entre en jeu. Cet agent développé par Hubspot permet, dès lors qu'il a compris vos offres, d'aller personnaliser l'approche commerciale. Il peut rechercher le contexte du compte, compiler des informations pertinentes sur le prospect et rédiger un premier message personnalisé. Le commercial n'a plus qu'à valider la formulation et il est prêt à envoyer. Nous recommandons fortement d'utiliser cette fonctionnalité semi-manuelle. Elle maintient un contrôle humain sur la qualité des messages tout en réduisant considérablement l'effort rédactionnel et donc le temps passé par le commercial.

Configurer cet agent nécessite des droits particuliers. Soit en étant Super Administrateur ou en ayant la permission d'accéder à l'agent IA. Il est nécessaire également de connecter son mail à Hubspot.

Il est disponible à partir de la Licence Sales Hub Professional.

Vous souhaitez vous faire accompagner par une agence experte Hubspot ? Tamla peut vous aider

Accompagner les PME dans leur prospection et les aider à automatiser leurs activités fait partie de notre quotifien. Pour soutenir leur croissance commerciale, nous intégrons ces automatisations dans leurs processus terrain. 

Nous prenons en charge l'audit de vos processus de ventes et l'identification des axes d'automatisation, le paramétrage et la mise en place de l'outil puis par la formation des équipes commerciales pour garantir que ces outils soient utilisés au quotidien. Contactez-nous pour un audit de vos processus commerciaux et voir ce que nous pouvons vous aider à automatiser.